Få kontroll over din egen møtekalender!
Mange klager over dårlig tid og kommenter at de alltid sitter i møter og ikke får gjort noe. Den eneste som kan fikse dette, er du selv ved å ta aktivt kontroll over din egen tid og møtekalender. Ikke bare trykk aksepter på alt som kommer. Stop opp og gjør en konkret vurdering av alle innkallinger du får. Husk også at du selv må bli flinkere til å avgjøre hvilke møter du selv arrangerer. Hva er målet med dette møtet, hvem trenger jeg for å foreta beslutninger og som kan bidra til at målet med møtet nås. Må du virkelig ha ett møte eller kan det avklares på e-post eller bare noen telefonsamtaler?
Her er noen konkrete praktiske tips du kan gjøre:
Når jeg får innkallinger til møter, legger jeg inn reisetid før og etter møtet med en gang. Ikke forvent at andre nødvendigvis sjekker hva/hvor du skal før/etter de booker opp et møte med deg. Enda viktigere er dette hvis man skal i eksterne møter utenfor fast arbeidssted. Hva oppnår jeg med dette? Jo, jeg unngår å få møter som ”butter” i hverandre. Jeg får tid til å omstille meg og møter forberedt i neste møte. Jeg slipper stresset ved å sitte i ett møte og vite at jeg ikke kommer til å rekke neste møte. Jeg får tid til å ”avslutte” det møtet jeg har deltatt i. Samtidig viser jeg respekt for de andre jeg skal treffe i neste møte, ved at jeg er kommer i tide, er forberedt og ”til stede”.
Jeg booker opp egentid med ”liksom-møter” i kalenderen. Dette gjør jeg for å blokke ut tid så jeg kan få behandlet saker som skal utføres. Oppgaver jeg vet må gjøres og som jeg ikke får tid til, vil for de fleste kunne oppfattes som stress. Noen ganger brukes også disse «møtene» til å rett og slett lade batteriene ved å ta en spasertur eller en stille kaffekopp alene.
Hvis du er sliten, så er det faktisk lov til å avlyse et møte og ta det senere. Ofte presser man seg i møter, selv om hodet ikke er “til stede”. Av respekt for deg selv og de andre, tror jeg heller man burde utsette et møte enn å tvinge seg igjennom. Sjelden er ting så viktige at de ikke kan utsettes en uke.
Det er også viktig å ha et aktivt forhold til møter man blir invitert til. Ofte har jeg blitt invitert på møter uten agenda. Når dette skjer, har jeg sendt spørsmål tilbake om hva formålet med møtet er og hva som er forventet av meg. Dette gjør at jeg kan vurdere om dette er ett møte jeg faktisk trenger å møte på. Samtidig blir de som innkaller utfordret på hvorfor de vil ha deg meg. Mange møter har også alt for mange deltagere. Jeg sjekker aktivt antall deltager og tenker at de gangene dette skjer, er det mer et informasjonsmøte enn et faktisk arbeidsmøte. Nok en god grunn til å sjekke ut hvorfor de ønsker deg med.
En bok jeg vil anbefale å lese er Death By Meeting av Patrick Lencioni. Denne boken tar for seg temaet møter, og kommer med råd til å gjøre de mer effektive.
Noen sitater fra boka til Lencioni som jeg liker spesielt godt:
“The agenda should be based on what everyone is actually working on and how the company is performing against its goals, not based on the leader’s best guess forty-eight hours prior to the meeting.”
“The hard truth is, bad meetings almost always lead to bad decisions, which is the best recipe for mediocrity.”
“The single biggest structural problem facing leaders of meetings is the tendency to throw every type of issue that needs to
